Meetings sind essenziell für den Austausch und die Abstimmung in Unternehmen. Doch oft ziehen sie sich unnötig in die Länge und rauben wertvolle Arbeitszeit. Die ideale Meeting-Dauer hängt von mehreren Faktoren ab, darunter das Ziel des Meetings, die Anzahl der Teilnehmenden und die Art des Themas. Doch gibt es eine optimale Länge für produktive Meetings?

Die Wissenschaft hinter effektiven Meetings

Studien zeigen, dass die Aufmerksamkeitsspanne der meisten Menschen nach 30 bis 45 Minuten nachlässt. Das bedeutet, dass Meetings, die länger dauern, an Effizienz verlieren – die Teilnehmer sind unkonzentriert, gedanklich abwesend oder beschäftigen sich mit anderen Dingen.

Ein klassisches Beispiel: Eine Untersuchung von Microsoft fand heraus, dass kurze Pausen zwischen Meetings die Produktivität und das Wohlbefinden steigern. Endlose Meetings ohne Pausen führen hingegen zu “Meeting-Fatigue” – einer Erschöpfung durch übermäßige Besprechungen.

Optimale Meeting-Dauer je nach Format

Nicht jedes Meeting muss gleich lange dauern. Die optimale Dauer hängt von der Art des Treffens ab.

1. Daily Stand- ups (10-15 Minuten

• Ziel: Schnelle Updates, keine tiefen Diskussionen

• Empfehlung: Stehend abhalten, um die Kürze zu fördern

2. Entscheidungs- und Statusmeetings (30–45 Minuten)

• Ziel: Informationen austauschen, Entscheidungen treffen

• Empfehlung: Klare Agenda, Fokus auf die wichtigsten Punkte

3. Brainstormings und Workshops (60–90 Minuten)

• Ziel: Kreative Ideen entwickeln, tiefere Themen bearbeiten

• Empfehlung: Interaktive Methoden nutzen, nach 45 Minuten eine Pause einplanen

4. Strategiemeetings oder größere Planungen (90–120 Minuten)

• Ziel: Langfristige Planung, komplexe Themen diskutieren

• Empfehlung: Strukturierte Moderation, regelmäßige Pausen

Tipps für kürzere und effektivere Meetings

• Strikte Agenda festlegen: Ein klares Ziel hilft, sich nicht in Nebenthemen zu verlieren.

• Pünktlich starten und enden: Meetings, die pünktlich beginnen, laufen disziplinierter.

• Nur relevante Personen einladen: Zu viele Teilnehmende führen zu langen Diskussionen.

• Steh-Meetings ausprobieren: Fördert Kürze und Effizienz.

• Technik sinnvoll nutzen: Manchmal ist eine E-Mail oder ein Chat effektiver als ein Meeting.

Fazit

Meetings sollten so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig sein. 30 bis 45 Minuten sind für viele Besprechungen ideal, während längere Meetings gut strukturiert und mit Pausen versehen sein sollten. Unternehmen, die ihre Meeting-Kultur optimieren, sparen nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Teams.